Informationen für Kongresshelfer


von Ulrike Stephan (u.c.a.stephan@rhul.ac.uk oder u.c.a.stephan@web.de)


Da bleibt jetzt eigentlich nur noch eins:

DANKE!


Ich lasse diese Seite im Übrigen so stehen, als Monument und Dokument dessen, was hinter den Kulissen geleistet wurde.

Das "Hauptquartier" der Kongresshelfer ist am Sekretariat des KlassPhilInstituts, UL6, 2093a/c. Außerdem ist das Kongressbüro immer ein geeigneter Anlaufpunkt.

Die Helfer bekommen, wie alle anderen Teilnehmer, ihre Kongressunterlagen und Namensschilder ab Montag, 12 Uhr, am Kongressbüro.

Der Einsatzplan der Kongresshelfer ist im Wesentlichen fertig, durch Ausfälle ergeben sich aber laufend Änderungen. Geregelt wird alles per Email und (vor Allem während des Kongresses) per Handy: Mir liegen immer noch nicht alle Handynummern vor, bitte nachreichen!

Die Treffpunkte stehen größtenteils im Einsatzplan. Im Zweifelsfall bitte am "Hauptquartier" 2093a/c oder direkt bei mir melden, ich bin meistens irgendwo zwischen Kongressbüro und Hauptquartier zu finden.
Den Garderobenschlüssel gibt es in 2093c, die Schlüssel zu den Hörsälen beim Pförtner, dort ist eine Liste der Schlüsselberechtigten hinterlegt.

Verlagsausstellung im Lichthof, Südostflügel, EG:
Messebau: ist erneut umdisponiert worden, Herr Kipf braucht keine Helfer für Auf- und Abbau der Bücherstände am Mo-Fr. Alle hier Eingesetzten werden zu Springern oder werden anderweitig eingesetzt, ich schreibe in jedem Fall individuelle Mails.
Lediglich am Samstag brauchen wir sehr viele Helfer ab morgens (ca. 8.30h), um die Tische wieder ins KlassPhilInstitut zu bringen.
Bücherwache: Je zwei Helfer, von denen einer den Stand vom Metzler-Verlag beaufsichtigt, der andere für alle Verlagsvertreter als Helfer und Ansprechpartner (auch als Verbindung zum Orga-Team) zur Verfügung steht. Macht die Aufteilung bitte untereinander aus.

Saaldienst
Dienstbeginn: Ca. eine Stunde vor dem ersten Vortrag holt ein Saalhelfer den entsprechenden Schlüssel vom Pförtner, der andere den Laptop sowie Wasser und Papp-Becher aus dem Hauptquartier (2093a/c).
Aufsicht: Wichtig ist beim Saaldienst, dass immer jemand im Raum ist und auf die Technik, sowohl die vorhandene als auch unsere Laptops, aufpasst. Die Diebstahlsgefahr entspricht der Größe der Veranstaltung. Ferner müssen am Schichtende der Schlüssel und die Laptops zurückgebracht werden (zum Pförtner bzw. zum Hauptquartier), auch in der Mittagspause! D.h. alles muss von der Nachmittagsschicht neu geholt werden.
Einlasskontrolle: Prinzipiell dürfen nur registrierte Kongressteilnehmer (mit Namensschild) die Vorträge hören, das muss an der Tür kontrolliert werden; Ausnahmen sind die gesponserten Panels 6 und 7, hier dürfen die Mitglieder des SFB (Panel 6) und des DAV (Panel 7) auch ohne Kongressregistrierung teilnehmen. Generell bitte die Einlasskontrolle freundlich, aber bestimmt handhaben und im Zweifelsfall ans Kongressbüro verweisen. Wenn Leute erkennbar zur Konferenz gehören (v.a. Ausländer), dann auch einmal ein Auge zudrücken. Im Zweifelsfall Herrn Schmitzer anrufen (die Nummer ist per Email an die Helfer verschickt worden) oder mich.
Wenn der Saal voll ist, dürfen sich Zuhörer auch auf die Treppe setzen, soweit vorhanden; ein Anrecht auf einen bestimmten Vortrag gibt es nicht, Raumtausch wegen Überfüllung gibt es auch nicht.
Technik: Wir werden eine Rundumversorgung von der Technischen Abteilung bekommen. Jeweils zu Schichtbeginn (morgens und nachmittags) kommen Techniker in allen Hörsälen vorbei und richten die Ton- und Projektionstechnik für uns ein, es wird auch ständig jemand verfügbar sein, falls es Probleme gibt.
Diskussionsleitung etc.: Es wird in allen Vorträgen einen "Panel Chair" geben (Professoren und Wissenschaftliche Mitarbeiter von deutschen und anderen Unis), der die Vortragenden vorstellt, auf die Zeit achtet und die Diskussion leitet. Diese Punkte sind also nicht Aufgabe der Saalhelfer.

Kaffee: Es wird zwei Kaffeestände geben: Einen im 1. OG, Westflügel, an der Nike-Statue (Mo-Fr), den anderen bei der Verlagsausstellung, am Lichthof im Südostflügel, EG (Di-Sa). Bitte ca. zehn Minuten vor Beginn dort sein.
Alle Getränke (Kaffee, Tee und Wasser) werden kostenlos abgegeben. Kaffee und Tee werden vom Cum Laude angeliefert und aufgebaut, das Wasser muss jeweils aus dem Lagerraum (KlassPhilBibliothek, 2096 bzw. Abstellraum neben dem Lichthof) geholt werden.

Garderobe: Die große Garderobe am AudiMax. Garderobenmarken sind vorhanden und werden verwendet. Die Garderobe ist kostenlos, ein Spendenkörbchen steht bereit.

Springer melden sich bei mir oder einem unserer Chefs (Herrn Schmitzer oder Herrn Kipf), sobald sie anwesend sind.

Verpflegung der Kongresshelfer: Es wird keine fertige Verpflegung geben, sondern eine "Kriegskasse" im Sekretariat 2093c, gefüllt von den Chefs, aus der sich die Helfer bedienen können, um sich in der Mensa zu versorgen oder auch nach Bedarf Lebensmittel für alle einzukaufen (z.B. Obst, Brezeln u.ä.).
Kaffee und Wasser sind natürlich auch für die Helfer kostenlos.